1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Para efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, el responsable del tratamiento de la información personal será:

Razón social: JJLUXURY STORE S.A.S.
NIT: 901.572.447
Domicilio: San José de Cúcuta, Norte de Santander, Colombia.
Dirección: Calle 5 AN 36 AP 302, Barrio San Eduardo, Cúcuta.
Correo electrónico: jjluxurystore@gmail.com
Teléfono / WhatsApp: 316 309 2467
Actividad económica: Comercio de prendas de vestir en establecimientos especializados, así como comercialización a través de redes sociales, medios digitales y canales de mensajería instantánea.

JJLUXURY STORE S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento, recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y suprime datos personales de clientes, clientes potenciales, proveedores, trabajadores, contratistas, usuarios de redes sociales y demás titulares relacionados con el desarrollo de su actividad comercial, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten, modifiquen o complementen.

2. MARCO NORMATIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

2.1. Marco Normativo

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se expide en cumplimiento de las disposiciones contenidas en:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1377 de 2013.
• Decreto 1074 de 2015.
• Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Demás normas que modifiquen adicionen o sustituyan el régimen de protección de datos personales en Colombia.

JJLUXURY STORE S.A.S. reconoce la importancia de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que sobre ellas repose en bases de datos o archivos, así como el derecho a revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, en los casos legalmente procedentes.

 2.2. Ámbito de Aplicación

La presente Política aplica al tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos, transferidos o suprimidos por JJLUXURY STORE S.A.S. en desarrollo de sus actividades comerciales.

Esta política será aplicable a los datos personales de:

a) Clientes

Personas naturales que adquieren productos comercializados por la empresa a través de establecimientos físicos, redes sociales, comercio electrónico, canales digitales o cualquier otro medio autorizado.

b) Clientes Potenciales

Personas naturales que soliciten información sobre productos, promociones, campañas publicitarias o servicios ofrecidos por la empresa.

c) Usuarios de Redes Sociales

Personas que interactúen con las cuentas oficiales de JJLUXURY STORE S.A.S. en plataformas como Instagram, Facebook, TikTok, WhatsApp Business, Threads, YouTube o cualquier otra red social utilizada por la compañía.

d) Proveedores y Contratistas

Personas naturales vinculadas comercialmente con la empresa para el suministro de bienes o prestación de servicios.

e) Aspirantes y Trabajadores

Personas naturales que participen en procesos de selección, contratación, vinculación laboral o contractual con la empresa.

f) Visitantes

Personas que ingresen a las instalaciones físicas de la empresa o participen en eventos, actividades comerciales o promocionales organizadas por JJLUXURY STORE S.A.S.

La presente Política será aplicable a todas las bases de datos físicas y electrónicas administradas por JJLUXURY STORE S.A.S., independientemente del medio utilizado para la recolección de la información.

3. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, además de las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, se entenderá por:

 Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de Privacidad

Comunicación verbal, escrita o electrónica mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento de sus datos personales.

Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento, almacenados en medios físicos o digitales.

Dato Personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público

Información que no es semiprivada, privada o sensible y cuyo acceso puede ser consultado por cualquier persona conforme a la ley.

Dato Privado

Información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para su titular.

Dato Semiprivado

Información que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar a un determinado sector o grupo de personas.

Dato Sensible

Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como:

• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas o filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos.
• Datos relativos a la salud.
• Datos biométricos.
• Datos relativos a la vida sexual.

 Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del Tratamiento

Persona jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación realizada sobre datos personales, tales como:

• Recolección.
• Almacenamiento.
• Uso.
• Circulación.
• Actualización.
• Supresión.
• Transferencia.
• Transmisión.

Transferencia

Envío de datos personales a un responsable del tratamiento ubicado dentro o fuera del territorio nacional.

Transmisión

Comunicación de datos personales a un encargado del tratamiento para que actúe por cuenta del responsable.

Redes Sociales

Plataformas digitales utilizadas por JJLUXURY STORE S.A.S. para promoción, comercialización y atención de clientes, incluyendo, entre otras:

• Instagram.
• Facebook.
• TikTok.
• WhatsApp Business.
• Threads.
• YouTube.
• O cualquier otra plataforma utilizada por la compañía.

Cookies

Archivos de información que se almacenan en el dispositivo del usuario cuando navega en sitios web administrados o utilizados por JJLUXURY STORE S.A.S., permitiendo mejorar la experiencia de navegación y obtener estadísticas de uso.

 4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JJLUXURY STORE S.A.S. aplicará los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 durante todas las etapas del tratamiento de datos personales.

4.1. Principio de Legalidad

El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Constitución, la ley y demás disposiciones aplicables.

4.2. Principio de Finalidad

El tratamiento de los datos personales obedecerá a una finalidad legítima, específica, explícita e informada al titular.

4.3. Principio de Libertad

El tratamiento solo podrá ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas por la ley.

4.4. Principio de Veracidad o Calidad

La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

4.5. Principio de Transparencia

Se garantizará al titular el derecho de obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan y sobre el tratamiento realizado.

4.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida

El tratamiento estará sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones legales aplicables.

4.7. Principio de Seguridad

La empresa implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, adulteración, uso indebido o fraude.

4.8. Principio de Confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de terminada su relación con la empresa.

5. TITULARES DE LA INFORMACIÓN, DATOS RECOLECTADOS Y BASES DE DATOS

JJLUXURY STORE S.A.S., en desarrollo de su actividad económica de comercio de prendas de vestir en establecimientos especializados, así como mediante canales digitales, redes sociales, plataformas de mensajería instantánea y demás medios comerciales físicos o electrónicos, podrá recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar, transmitir, transferir y suprimir datos personales de diferentes titulares, de acuerdo con la relación que estos tengan con la empresa.

El tratamiento de los datos personales se realizará únicamente para finalidades legítimas, previamente informadas al titular, y conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.

5.1. Titulares de la información

Para efectos de la presente política, podrán ser titulares de datos personales tratados por JJLUXURY STORE S.A.S. los siguientes:

5.1.1. Clientes

Son las personas naturales que adquieren productos ofrecidos por JJLUXURY STORE S.A.S. a través del establecimiento de comercio, redes sociales, WhatsApp Business, página web, plataformas digitales, ferias comerciales, eventos promocionales o cualquier otro canal de venta habilitado por la empresa.

Dentro de esta categoría se encuentran, entre otros:

a)    Clientes que compran directamente en el establecimiento físico.

b)    Clientes que realizan pedidos por redes sociales.

c)    Clientes que solicitan catálogos o información comercial por WhatsApp.

d)    Clientes que compran mediante plataformas digitales o página web.

e)    Clientes que solicitan cambios, garantías, devoluciones o servicios postventa.

f)     Clientes que participan en campañas, promociones, sorteos o programas de fidelización.

5.1.2. Clientes potenciales

Son las personas naturales que, sin haber realizado una compra, manifiestan interés en los productos ofrecidos por JJLUXURY STORE S.A.S., solicitan información sobre precios, tallas, disponibilidad, formas de pago, envíos, promociones o campañas comerciales.

También se consideran clientes potenciales quienes interactúan con la empresa por medio de redes sociales, formularios digitales, mensajes directos, comentarios, llamadas telefónicas, eventos comerciales o bases de contacto autorizadas.

5.1.3. Usuarios de redes sociales y canales digitales

Son las personas naturales que interactúan con las cuentas, perfiles, publicaciones, anuncios, historias, transmisiones, formularios, comentarios, mensajes directos o campañas publicitarias de JJLUXURY STORE S.A.S. en plataformas digitales tales como Instagram, Facebook, TikTok, WhatsApp Business, YouTube, Threads, página web u otras redes sociales o medios electrónicos utilizados por la empresa.

La interacción del usuario con estos canales podrá implicar el tratamiento de datos personales como nombre de usuario, identificación pública del perfil, mensajes enviados, comentarios, preferencias, intereses comerciales, datos de contacto y demás información suministrada voluntariamente por el titular.

5.1.4. Proveedores y contratistas

Son las personas naturales que suministran bienes o prestan servicios a JJLUXURY STORE S.A.S., tales como proveedores de prendas de vestir, accesorios, empaques, servicios de transporte, mensajería, publicidad, fotografía, modelaje, tecnología, asesoría contable, asesoría jurídica, servicios administrativos, servicios logísticos o cualquier otro servicio necesario para la operación de la empresa.

5.1.5. Trabajadores, colaboradores y aspirantes

Son las personas naturales vinculadas o que pretendan vincularse laboral, comercial o contractualmente con JJLUXURY STORE S.A.S.

Dentro de esta categoría se encuentran:

a)    Aspirantes a cargos laborales.

b)    Trabajadores vinculados mediante contrato laboral.

c)    Contratistas o prestadores de servicios.

d)    Personal temporal o de apoyo.

e)    Practicantes, aprendices o pasantes, cuando aplique.

5.1.6. Visitantes

Son las personas naturales que ingresan a las instalaciones físicas de JJLUXURY STORE S.A.S., asisten a eventos comerciales, ferias, lanzamientos, actividades promocionales, sesiones fotográficas, capacitaciones o reuniones organizadas por la empresa.

En caso de que la empresa cuente con sistemas de videovigilancia, cámaras de seguridad o controles de ingreso, los visitantes podrán ser informados mediante avisos visibles sobre la existencia de dichos mecanismos y la finalidad de seguridad correspondiente.

5.1.7. Participantes en campañas, sorteos y actividades promocionales

Son las personas naturales que participan en actividades comerciales, concursos, rifas, sorteos, dinámicas promocionales, activaciones de marca, encuestas, programas de fidelización o eventos organizados por JJLUXURY STORE S.A.S., ya sea en medios físicos o digitales.

En estos casos, la empresa deberá informar previamente las condiciones de participación, la finalidad del tratamiento de datos y, cuando sea necesario, obtener autorización expresa del titular.

5.2. Datos personales que podrá recolectar la empresa

JJLUXURY STORE S.A.S. recolectará únicamente los datos personales que sean necesarios, pertinentes y adecuados para el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, laborales, contractuales y legales.

Los datos podrán variar según la relación existente entre el titular y la empresa.

5.2.1. Datos de identificación

La empresa podrá recolectar, entre otros, los siguientes datos:

a)    Nombres y apellidos.

b)    Tipo y número de documento de identificación.

c)    Firma física o electrónica, cuando aplique.

d)    Fecha de nacimiento, cuando sea necesaria para campañas, facturación, validación de mayoría de edad o programas de fidelización.

e)    Nacionalidad, únicamente cuando resulte necesaria para procesos contractuales, laborales o legales.

5.2.2. Datos de contacto

La empresa podrá recolectar:

a)    Número de teléfono fijo.

b)    Número de celular.

c)    Número de WhatsApp.

d)    Correo electrónico.

e)    Dirección de residencia o domicilio.

f)     Ciudad y departamento.

g)    Dirección de entrega de pedidos.

h)    Usuario o perfil en redes sociales, cuando el contacto se realice por dichos medios.

5.2.3. Datos comerciales y transaccionales

En desarrollo de su actividad comercial, la empresa podrá recolectar:

a)    Historial de compras.

b)    Productos adquiridos.

c)    Tallas, colores, referencias o preferencias de compra.

d)    Fechas de compra.

e)    Valores pagados.

f)     Métodos de pago utilizados.

g)    Historial de cambios, garantías o devoluciones.

h)    Preferencias comerciales.

i)      Participación en promociones, descuentos o programas de fidelización.

j)      Información necesaria para facturación electrónica.

La empresa no almacenará directamente información financiera sensible de medios de pago, como claves, códigos de seguridad, contraseñas bancarias o datos completos de tarjetas débito o crédito, salvo que legal o técnicamente resulte necesario y siempre bajo medidas de seguridad adecuadas.

5.2.4. Datos recolectados por redes sociales y canales digitales

Cuando el titular interactúe con JJLUXURY STORE S.A.S. a través de redes sociales, canales digitales o plataformas de mensajería, la empresa podrá tratar datos como:

a)    Nombre o usuario del perfil.

b)    Fotografía pública del perfil, cuando sea visible según la configuración de la red social.

c)    Comentarios realizados en publicaciones.

d)    Mensajes directos enviados a la empresa.

e)    Respuestas a historias, encuestas o formularios.

f)     Reacciones, intereses o interacciones con anuncios.

g)    Información suministrada voluntariamente para cotizaciones, pedidos, envíos o promociones.

Datos asociados a campañas publicitarias, siempre que sean tratados conforme a las condiciones de la plataforma correspondiente.

El tratamiento de estos datos se realizará respetando las políticas propias de cada red social y las autorizaciones otorgadas por el titular en dichas plataformas.

5.2.5. Datos laborales y de aspirantes

Respecto de aspirantes, trabajadores, contratistas o colaboradores, la empresa podrá recolectar:

a)    Hoja de vida.

b)    Datos de identificación.

c)    Datos de contacto.

d)    Información académica.

e)    Experiencia laboral.

f)     Referencias personales y laborales.

g)    Certificaciones laborales.

h)    Información bancaria para pagos.

i)      Información de afiliación a seguridad social.

Datos de beneficiarios, cuando sea necesario para afiliaciones o trámites laborales.
Información relacionada con incapacidades, restricciones médicas o seguridad y salud en el trabajo, únicamente cuando sea necesaria y conforme a la ley 

5.2.6. Datos de proveedores y contratistas

Respecto de proveedores y contratistas, la empresa podrá recolectar:

a)    Nombre o razón social.

b)    Número de identificación.

c)    Registro Único Tributario, cuando aplique.

d)    Datos de contacto.

e)    Información bancaria para pagos.

f)     Certificaciones comerciales.

g)    Información tributaria y contable.

Datos necesarios para la elaboración de contratos, órdenes de compra, facturas, cuentas de cobro, comprobantes de egreso y demás documentos comerciales.

5.2.7. Datos de imagen, fotografía, video y voz

JJLUXURY STORE S.A.S. podrá tratar imágenes, fotografías, videos o grabaciones de voz de clientes, trabajadores, modelos, influenciadores, proveedores, visitantes o participantes en eventos, siempre que medie autorización previa, expresa e informada del titular, salvo los casos exceptuados por la ley.

Este tratamiento podrá realizarse para finalidades tales como:

a)    Publicidad de productos.

b)    Campañas comerciales.

c)    Contenido en redes sociales.

d)    Catálogos físicos o digitales.

e)    Registro de eventos.

f)     Seguridad de instalaciones.

g)    Evidencia de entrega de productos o atención de garantías.

Cuando la imagen sea utilizada con fines publicitarios, comerciales o promocionales, deberá contarse con autorización expresa del titular, indicando el medio de publicación, la finalidad y el tiempo de uso autorizado.

5.2.8. Datos sensibles

JJLUXURY STORE S.A.S. evitará recolectar datos sensibles, salvo cuando sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales, laborales, contractuales o de seguridad.

En caso de requerir datos sensibles, la empresa informará al titular:

a)    Que no está obligado a autorizar su tratamiento.

b)    Cuáles datos tienen carácter sensible.

c)    La finalidad específica de su tratamiento.

d)    Los derechos que le asisten como titular.

La empresa podrá tratar datos sensibles en casos como incapacidades médicas, restricciones de salud ocupacional, datos biométricos derivados de sistemas de seguridad o imágenes captadas por cámaras de videovigilancia, siempre que dicho tratamiento sea necesario, proporcional y conforme a la normatividad aplicable.

5.3. Bases de datos administradas por JJLUXURY STORE S.A.S.

JJLUXURY STORE S.A.S. podrá administrar bases de datos físicas y electrónicas necesarias para el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, laborales, contables y legales.

Entre otras, la empresa podrá contar con las siguientes bases de datos:

5.3.1. Base de datos de clientes

Contiene información de personas que han adquirido productos de la empresa o han solicitado servicios postventa, cambios, garantías, facturación, envíos o atención comercial.

5.3.2. Base de datos de clientes potenciales

Contiene información de personas interesadas en productos, promociones, catálogos, campañas publicitarias, eventos comerciales o programas de fidelización.

5.3.3. Base de datos de comercio electrónico y ventas digitales

Contiene información relacionada con pedidos realizados por página web, redes sociales, WhatsApp Business, formularios digitales, mensajes directos o plataformas de venta utilizadas por la empresa.

5.3.4. Base de datos de proveedores y contratistas

Contiene información de personas naturales o jurídicas que suministran bienes o prestan servicios a la empresa.

5.3.5. Base de datos laboral

Contiene información de trabajadores, contratistas, aspirantes, practicantes, aprendices o colaboradores vinculados o interesados en vincularse con la empresa.

5.3.6. Base de datos contable, tributaria y de facturación

Contiene información necesaria para cumplir obligaciones contables, fiscales, comerciales, societarias y tributarias, incluyendo facturación electrónica, soportes de pago, documentos equivalentes, comprobantes, declaraciones y reportes exigidos por autoridades competentes.

5.3.7. Base de datos de marketing, publicidad y fidelización

Contiene información de titulares que han autorizado recibir comunicaciones comerciales, promociones, descuentos, lanzamientos, invitaciones, catálogos, encuestas, campañas de temporada o información publicitaria de JJLUXURY STORE S.A.S.

5.3.8. Base de datos de videovigilancia y seguridad

Contiene imágenes, videos o registros captados mediante cámaras de seguridad instaladas en establecimientos, bodegas, oficinas o zonas administradas por la empresa, con la finalidad de proteger la seguridad de las personas, los bienes, las instalaciones y prevenir hechos de fraude, hurto o conductas irregulares.

5.3.9. Base de datos de eventos, concursos y campañas promocionales

Contiene información de personas que participan en sorteos, rifas, concursos, activaciones comerciales, ferias, lanzamientos, sesiones fotográficas o actividades promocionales organizadas por la empresa.

5.4. Forma de recolección de los datos personales

Los datos personales podrán ser recolectados a través de medios físicos, verbales, telefónicos, electrónicos o digitales, entre ellos:

a)    Formularios físicos diligenciados en el establecimiento de comercio.

b)    Formularios digitales.

c)    Página web.

d)    Redes sociales.

e)    WhatsApp Business.

f)     Correo electrónico.

g)    Llamadas telefónicas.

h)    Mensajes directos en plataformas digitales.

i)      Facturas de venta.

j)      Comprobantes de pago.

k)    Contratos, hojas de vida y documentos laborales.

l)      Cámaras de videovigilancia.

m)   Participación en campañas, sorteos, concursos o eventos.

n)    Interacción con anuncios publicitarios digitales.

En todos los casos, JJLUXURY STORE S.A.S. procurará obtener la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los eventos exceptuados por la ley.

5.5. Tratamiento de datos de terceros suministrados por el titular

Cuando un titular suministre datos personales de terceros, tales como destinatarios de pedidos, referencias personales, beneficiarios, contactos de emergencia o personas autorizadas para recibir productos, deberá contar con autorización previa del tercero o garantizar que se encuentra legitimado para suministrar dicha información.

JJLUXURY STORE S.A.S. tratará dichos datos únicamente para la finalidad específica para la cual fueron entregados, como despacho de productos, contacto para entrega, verificación de información, cumplimiento contractual o atención de solicitudes.

  5.6. Tratamiento de datos personales de menores de edad

JJLUXURY STORE S.A.S. reconoce que los datos personales de niños, niñas y adolescentes gozan de especial protección constitucional y legal.

La empresa evitará recolectar datos personales de menores de edad, salvo cuando ello sea necesario para una finalidad legítima, se respete el interés superior del menor y se cuente con la autorización de sus padres, representantes legales o acudientes.

En caso de que la empresa comercialice prendas infantiles, realice campañas familiares, concursos, fotografías, publicaciones o actividades promocionales en las que participen menores de edad, deberá:

a)    Obtener autorización previa, expresa e informada del representante legal.

b)    Informar claramente la finalidad del tratamiento.

c)    Garantizar el respeto de los derechos fundamentales del menor.

d)    Abstenerse de utilizar la imagen o datos del menor para finalidades distintas a las autorizadas.

e)    Permitir en todo momento la revocatoria de la autorización, cuando legalmente proceda.

 5.7. Limitación en la recolección de datos

JJLUXURY STORE S.A.S. recolectará únicamente los datos personales que resulten adecuados, pertinentes y necesarios para cumplir las finalidades informadas al titular.

La empresa se abstendrá de solicitar datos excesivos, innecesarios o que no guarden relación directa con la actividad comercial, laboral, contractual o legal que justifique su tratamiento.

 6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JJLUXURY STORE S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales de los titulares de manera legítima, transparente y conforme a las autorizaciones otorgadas, exclusivamente para las finalidades descritas en la presente política y aquellas que resulten compatibles con la naturaleza de la relación existente entre el titular y la empresa.

Las finalidades podrán variar según la categoría del titular y la relación comercial, contractual, laboral o legal existente con JJLUXURY STORE S.A.S.

6.1. Finalidades generales aplicables a todos los titulares

La empresa podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades generales:

a) Identificar plenamente a los titulares de la información.

b) Mantener registros actualizados de contacto.

c) Gestionar la comunicación entre la empresa y los titulares.

d) Atender solicitudes, peticiones, consultas, reclamos, sugerencias y felicitaciones.

e) Cumplir obligaciones legales, contractuales, comerciales, laborales, contables y tributarias.

f) Gestionar procesos administrativos internos.

g) Proteger los derechos e intereses de la empresa y de los titulares.

h) Dar cumplimiento a requerimientos efectuados por autoridades judiciales, administrativas o de control.

i) Implementar mecanismos de prevención del fraude, suplantación o actividades ilícitas.

j) Conservar registros históricos, contables, comerciales y documentales de conformidad con la legislación vigente.

k) Gestionar procesos de auditoría interna o externa.

l) Atender procesos judiciales, administrativos, fiscales o regulatorios.

m) Gestionar riesgos operativos, comerciales, financieros y legales.

n) Verificar la autenticidad de la información suministrada por los titulares.

6.2. Finalidades relacionadas con clientes

JJLUXURY STORE S.A.S. podrá tratar los datos personales de sus clientes para:

a) Registrar y gestionar compras de productos.

b) Elaborar cotizaciones.

c) Confirmar pedidos.

d) Gestionar pagos y recaudos.

e) Emitir facturas electrónicas.

f) Emitir documentos soporte, notas crédito, notas débito y demás documentos comerciales.

g) Coordinar despachos y entregas.

h) Gestionar cambios de productos.

i) Atender solicitudes de garantía.

j) Atender devoluciones.

k) Gestionar procesos postventa.

l) Confirmar disponibilidad de productos.

m) Verificar identidad para entrega de mercancía.

n) Mantener historial de compras.

o) Gestionar programas de fidelización.

p) Ofrecer beneficios comerciales.

q) Gestionar cupones, descuentos y promociones.

r) Realizar estudios de comportamiento de consumo.

s) Medir niveles de satisfacción.

t) Gestionar encuestas de calidad.

u) Contactar clientes para seguimiento de pedidos.

v) Contactar clientes respecto a novedades relacionadas con sus compras.

w) Mantener evidencia de transacciones comerciales realizadas con la empresa.

6.3. Finalidades relacionadas con clientes potenciales

La empresa podrá tratar los datos de clientes potenciales para:

a) Brindar información sobre productos.

b) Enviar catálogos digitales.

c) Enviar listas de precios.

d) Elaborar cotizaciones.

e) Resolver inquietudes comerciales.

f) Presentar campañas promocionales.

g) Realizar seguimiento a solicitudes de información.

h) Invitar a eventos, lanzamientos o actividades promocionales.

i) Analizar oportunidades comerciales.

j) Gestionar procesos de mercadeo y publicidad.

6.4. Finalidades relacionadas con redes sociales y medios digitales

Cuando los titulares interactúen con las redes sociales o canales digitales administrados por JJLUXURY STORE S.A.S., sus datos podrán ser tratados para:

a) Responder mensajes directos.

b) Responder comentarios.

c) Atender solicitudes comerciales.

d) Gestionar pedidos realizados por medios digitales.

e) Enviar información sobre productos.

f) Compartir catálogos.

g) Coordinar entregas.

h) Gestionar campañas publicitarias.

i) Analizar métricas de interacción.

j) Analizar comportamiento de usuarios.

k) Realizar segmentación comercial.

l) Gestionar concursos, sorteos y dinámicas promocionales.

m) Verificar cumplimiento de requisitos de participación en campañas.

n) Publicar contenido relacionado con productos comercializados por la empresa.

o) Gestionar transmisiones en vivo, eventos digitales y actividades promocionales.

p) Realizar estudios de mercado y preferencias de consumo.

6.5. Finalidades relacionadas con WhatsApp Business

Los datos obtenidos a través de WhatsApp Business podrán ser utilizados para:

a) Atención al cliente.

b) Gestión de pedidos.

c) Confirmación de compras.

d) Seguimiento de entregas.

e) Envío de catálogos.

f) Envío de información sobre nuevos productos.

g) Atención de garantías.

h) Gestión de cambios o devoluciones.

i) Respuesta a consultas comerciales.

j) Envío de promociones, descuentos y campañas publicitarias cuando exista autorización del titular.

k) Seguimiento a requerimientos comerciales y de servicio.

6.6. Finalidades relacionadas con marketing y publicidad

Siempre que exista autorización del titular, JJLUXURY STORE S.A.S. podrá utilizar los datos personales para:

a) Enviar promociones.

b) Informar descuentos especiales.

c) Informar lanzamientos de nuevas colecciones.

d) Informar eventos comerciales.

e) Enviar catálogos físicos o digitales.

f) Desarrollar campañas de fidelización.

g) Elaborar perfiles comerciales generales.

h) Realizar estudios de mercado.

i) Medir impacto de campañas publicitarias.

j) Gestionar programas de beneficios para clientes.

k) Realizar actividades de remarketing permitidas por la legislación aplicable.

l) Enviar información comercial mediante correo electrónico, mensajes de texto, WhatsApp, llamadas telefónicas o redes sociales.

6.7. Finalidades relacionadas con concursos, sorteos y actividades promocionales

La empresa podrá tratar los datos personales de los participantes para:

a) Verificar requisitos de participación.

b) Identificar participantes.

c) Seleccionar ganadores.

d) Contactar ganadores.

e) Entregar premios.

f) Publicar resultados de actividades promocionales.

g) Mantener evidencia del cumplimiento de la dinámica promocional.

h) Atender requerimientos de autoridades competentes relacionados con dichas actividades.

6.8. Finalidades relacionadas con proveedores y contratistas

La empresa podrá tratar los datos de proveedores y contratistas para:

a) Evaluar propuestas comerciales.

b) Gestionar procesos de contratación.

c) Elaborar contratos.

d) Gestionar órdenes de compra.

e) Verificar cumplimiento contractual.

f) Realizar pagos.

g) Gestionar obligaciones tributarias.

h) Verificar experiencia, idoneidad y antecedentes comerciales.

i) Mantener registros de proveedores autorizados.

j) Gestionar auditorías internas o externas.

k) Cumplir obligaciones legales y regulatorias.

6.9. Finalidades relacionadas con trabajadores y aspirantes

Los datos personales de trabajadores, aspirantes y contratistas podrán ser tratados para:

a) Procesos de selección.

b) Verificación de referencias.

c) Evaluación de perfiles.

d) Vinculación laboral o contractual.

e) Administración de nómina.

f) Pago de salarios y prestaciones.

g) Afiliaciones al sistema de seguridad social.

h) Gestión de beneficios laborales.

i) Capacitación y formación.

j) Evaluación de desempeño.

k) Gestión disciplinaria.

l) Gestión de seguridad y salud en el trabajo.

m) Cumplimiento de obligaciones legales laborales.

n) Administración de archivos laborales.

o) Expedición de certificaciones.

6.10. Finalidades relacionadas con videovigilancia y seguridad

Cuando la empresa cuente con sistemas de videovigilancia, las imágenes captadas podrán ser utilizadas para:

a) Garantizar la seguridad de las personas.

b) Proteger bienes e instalaciones.

c) Controlar accesos.

d) Prevenir hurtos, fraudes o conductas irregulares.

e) Servir como evidencia ante autoridades competentes.

f) Apoyar investigaciones internas o externas cuando sea necesario.

6.11. Finalidades relacionadas con cumplimiento legal y regulatorio

La empresa podrá tratar datos personales para:

a) Cumplir obligaciones tributarias.

b) Cumplir obligaciones contables.

c) Cumplir obligaciones societarias.

d) Atender requerimientos de autoridades administrativas.

e) Atender requerimientos judiciales.

f) Cumplir obligaciones derivadas de la legislación comercial, laboral, tributaria y de protección al consumidor.

g) Conservar documentos exigidos por la ley.

h) Atender procesos de fiscalización, auditoría o inspección.

6.12. Finalidades relacionadas con transmisión y transferencia de datos

Cuando resulte necesario para el desarrollo de sus actividades, JJLUXURY STORE S.A.S. podrá transmitir o transferir datos personales a terceros autorizados, tales como:

a) Empresas transportadoras.

b) Operadores logísticos.

c) Plataformas de pago.

d) Proveedores tecnológicos.

e) Empresas de alojamiento web.

f) Plataformas de correo electrónico.

g) Proveedores de marketing digital.

h) Asesores contables, jurídicos o de auditoría.

i) Autoridades públicas en ejercicio de sus funciones legales.

En todos los casos, la empresa adoptará las medidas necesarias para garantizar la protección de los datos personales y exigirá a terceros el cumplimiento de los estándares legales aplicables.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR Y AVISO DE PRIVACIDAD

7.1. Autorización previa, expresa e informada

JJLUXURY STORE S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales únicamente cuando cuente con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la legislación colombiana.

La autorización otorgada por el titular constituye la manifestación libre, voluntaria, específica, inequívoca e informada mediante la cual permite a JJLUXURY STORE S.A.S. realizar el tratamiento de sus datos personales para las finalidades informadas en la presente política.

Antes de solicitar la autorización, la empresa informará al titular:

a) La identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento.

b) Las finalidades específicas para las cuales serán tratados los datos personales.

c) Los derechos que le asisten como titular de la información.

d) Los mecanismos disponibles para ejercer dichos derechos.

e) La existencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y la forma de consultarla.

7.2. Formas de obtención de la autorización

JJLUXURY STORE S.A.S. podrá obtener la autorización del titular a través de cualquier medio que permita su posterior consulta y verificación.

La autorización podrá obtenerse mediante:

a) Documentos físicos

Formularios impresos, contratos, órdenes de compra, formatos de inscripción, formularios de garantía, registros de clientes o cualquier documento suscrito por el titular.

b) Medios electrónicos

Formularios web, casillas de aceptación, plataformas digitales, comercio electrónico, sistemas informáticos, aplicaciones móviles o mecanismos equivalentes.

c) Correo electrónico

Mediante respuesta afirmativa del titular o cualquier manifestación inequívoca de aceptación enviada desde su dirección electrónica.

d) WhatsApp Business y servicios de mensajería

La autorización podrá obtenerse mediante mensajes enviados por el titular en los cuales manifieste expresamente su aceptación para el tratamiento de sus datos personales.

También podrá entenderse otorgada cuando el titular diligencie formularios, suministre voluntariamente información para cotizaciones, pedidos, entregas o campañas promocionales, siempre que previamente haya sido informado sobre la política de tratamiento y las finalidades correspondientes.

e) Redes sociales

La autorización podrá obtenerse mediante formularios, concursos, campañas promocionales, mensajes directos, registros voluntarios o mecanismos habilitados en redes sociales administradas por la empresa.

f) Grabaciones de voz

Cuando la atención se realice telefónicamente, la autorización podrá quedar registrada mediante grabaciones de llamadas o registros de atención, siempre que el titular sea informado previamente.

g) Conductas inequívocas

Se entenderá que existe autorización cuando el titular, de manera libre y voluntaria, suministre sus datos personales para una finalidad determinada, después de haber sido informado sobre el tratamiento correspondiente.

En ningún caso el silencio del titular será interpretado como autorización.

7.3. Conservación de la prueba de autorización

JJLUXURY STORE S.A.S. conservará la evidencia de las autorizaciones obtenidas por cualquier medio físico o electrónico, durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y atender eventuales requerimientos de autoridades competentes.

Las evidencias podrán consistir, entre otras, en:

a) Formularios firmados.

b) Contratos.

c) Registros digitales.

d) Correos electrónicos.

e) Mensajes de WhatsApp.

f) Registros de sistemas de información.

g) Grabaciones de voz.

h) Evidencias de aceptación en plataformas digitales.

i) Registros de acceso a formularios web.

7.4. Casos en los cuales no se requiere autorización

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o autoridad administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones legales.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

f) Los demás casos expresamente establecidos en la legislación colombiana.

7.5. Revocatoria de la autorización

El titular podrá revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, siempre que no exista una obligación legal o contractual que impida su eliminación.

La solicitud deberá presentarse a través de los canales establecidos por JJLUXURY STORE S.A.S. para la atención de consultas y reclamos.

La revocatoria no afectará la legalidad del tratamiento realizado con anterioridad a su solicitud.

7.6. Aviso de privacidad

JJLUXURY STORE S.A.S. pondrá a disposición de los titulares un Aviso de Privacidad cuando no sea posible poner a su disposición la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

El Aviso de Privacidad contendrá como mínimo:

a) La identidad del responsable del tratamiento.

b) Los datos de contacto de la empresa.

c) Las finalidades principales del tratamiento.

d) Los derechos del titular.

e) Los mecanismos para conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales.

f) Los canales habilitados para consultas y reclamos.

7.7. Contenido mínimo del aviso de privacidad

El aviso de privacidad podrá incluir el siguiente texto:

"JJLUXURY STORE S.A.S., identificada con NIT 901.572.447, informa que los datos personales suministrados serán tratados conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales disponible en los canales oficiales de la empresa. Los datos serán utilizados para finalidades comerciales, contractuales, administrativas, legales y de servicio al cliente. Como titular de la información usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización otorgada cuando legalmente proceda."

7.8. Autorización para comunicaciones comerciales

Cuando la empresa pretenda enviar promociones, campañas publicitarias, descuentos, catálogos, invitaciones a eventos o información comercial mediante correo electrónico, mensajes de texto, WhatsApp, redes sociales o llamadas telefónicas, procurará contar con autorización expresa del titular para dichas finalidades.

El titular podrá solicitar en cualquier momento la exclusión de listas de distribución o la suspensión del envío de comunicaciones comerciales, sin que ello afecte otras relaciones contractuales o comerciales existentes con la empresa.

7.9. Autorización para uso de imagen, fotografía y video

Cuando JJLUXURY STORE S.A.S. pretenda utilizar imágenes, fotografías, videos o grabaciones de voz con fines publicitarios, promocionales, comerciales o institucionales, obtendrá previamente la autorización expresa del titular o de su representante legal cuando se trate de menores de edad.

La autorización deberá indicar claramente:

a) La finalidad del uso de la imagen.

b) Los medios de difusión autorizados.

c) El alcance territorial de la autorización.

d) El tiempo durante el cual podrá utilizarse el material autorizado.

e) La posibilidad de revocar la autorización en los casos permitidos por la ley. 

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

JJLUXURY STORE S.A.S. reconoce y garantiza a todos los titulares de datos personales los derechos consagrados en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que regulan la protección de datos personales.

Los titulares podrán ejercer sus derechos de manera gratuita mediante los canales establecidos en la presente política.

8.1. Derecho a conocer la información

El titular tiene derecho a conocer si sus datos personales están siendo objeto de tratamiento por parte de JJLUXURY STORE S.A.S.

En ejercicio de este derecho podrá solicitar información relacionada con:

a) La existencia de datos personales almacenados.

b) El origen de la información.

c) Las finalidades para las cuales se utilizan sus datos.

d) Las personas o entidades a quienes se han transmitido o transferido los datos cuando legalmente proceda.

e) Los tipos de datos almacenados.

f) El tiempo de conservación de la información.

g) Los mecanismos de protección implementados por la empresa.

8.2. Derecho de acceso

El titular tiene derecho a acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

La empresa suministrará la información solicitada en forma clara, comprensible y fácilmente accesible.

El acceso podrá otorgarse mediante:

a) Consulta electrónica.

b) Correo electrónico.

c) Copias físicas.

d) Sistemas digitales habilitados por la empresa.

e) Cualquier otro mecanismo técnicamente disponible.

8.3. Derecho de actualización

El titular podrá solicitar la actualización de los datos personales cuando considere que la información se encuentra desactualizada.

La empresa realizará las verificaciones necesarias y procederá a actualizar la información cuando corresponda.

8.4. Derecho de rectificación

El titular podrá solicitar la corrección de datos personales que resulten:

a) Inexactos.

b) Incompletos.

c) Parciales.

d) Erróneos.

e) Inductores a error.

La solicitud deberá indicar claramente cuál es la información que se pretende corregir y aportar los soportes que resulten pertinentes.

8.5. Derecho de supresión

El titular podrá solicitar la eliminación total o parcial de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a la ley.

b) Hayan dejado de ser necesarios para la finalidad que justificó su recolección.

c) Se haya cumplido el periodo de conservación aplicable.

d) Se haya revocado válidamente la autorización.

La solicitud de supresión no procederá cuando exista una obligación legal, contractual, contable, tributaria, laboral o judicial que exija conservar la información.

8.6. Derecho a revocar la autorización

El titular podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a mantener el tratamiento.

La revocatoria podrá ser:

a) Total

Cuando el titular solicite la terminación de todas las actividades de tratamiento relacionadas con sus datos personales.

b) Parcial

Cuando el titular solicite el cese de determinadas finalidades, por ejemplo, el envío de publicidad o campañas promocionales.

8.7. Derecho a presentar consultas

El titular podrá presentar consultas relacionadas con:

a) La información almacenada.

b) Las finalidades del tratamiento.

c) Las autorizaciones otorgadas.

d) Las transferencias o transmisiones realizadas.

e) El estado de sus solicitudes previas.

f) Cualquier aspecto relacionado con el tratamiento de sus datos personales.

8.8. Derecho a presentar reclamos

El titular podrá presentar reclamos cuando considere que:

a) Existe incumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

b) La información requiere corrección.

c) La información requiere actualización.

d) Procede la supresión de datos.

e) Se han vulnerado sus derechos como titular.

f) Existe tratamiento no autorizado de la información.

8.9. Derecho a solicitar prueba de la autorización

El titular podrá solicitar en cualquier momento evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

JJLUXURY STORE S.A.S. conservará las evidencias correspondientes y las suministrará cuando legalmente proceda.

8.10. Derecho a ser informado sobre el uso de los datos

El titular tiene derecho a conocer el uso que la empresa ha dado a sus datos personales.

La información deberá suministrarse de manera clara, precisa y comprensible.

8.11. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El titular podrá presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que existe una infracción al régimen de protección de datos personales.

No obstante, previamente deberá agotar el trámite de consulta o reclamo ante JJLUXURY STORE S.A.S., salvo las excepciones previstas en la ley.

8.12. Derecho a no responder preguntas sobre datos sensibles

El titular tiene derecho a no suministrar información relacionada con datos sensibles.

La empresa informará de manera previa y expresa cuando una solicitud involucre este tipo de información.

8.13. Derecho a no suministrar información de menores de edad

Cuando la recolección involucre datos personales de niños, niñas o adolescentes, el titular o representante legal podrá abstenerse de suministrar dicha información.

La empresa respetará en todo momento el interés superior de los menores y las garantías especiales establecidas por la ley.

8.14. Ejercicio de los derechos por terceros autorizados

Los derechos establecidos en esta política podrán ser ejercidos por:

a) El titular de la información.

b) Sus causahabientes.

c) El representante legal.

d) El apoderado debidamente facultado.

e) Las personas autorizadas por la ley.

En todos los casos la empresa podrá solicitar los documentos necesarios para verificar la legitimación del solicitante.

8.15. Gratuidad del ejercicio de derechos

El ejercicio de los derechos reconocidos en la presente política será gratuito.

La empresa únicamente podrá cobrar los costos de reproducción, envío o certificación cuando ello se encuentre legalmente permitido y haya sido informado previamente al titular.

 9. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES DE LOS TITULARES

9.1. Área responsable de la atención de consultas y reclamos

JJLUXURY STORE S.A.S. designa como responsable de la atención de consultas, reclamos, solicitudes, peticiones y demás requerimientos relacionados con la protección de datos personales al área administrativa o a la persona que sea designada por la gerencia para ejercer las funciones de protección de datos personales.

Todas las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales deberán ser dirigidas a través de los canales oficiales establecidos por la empresa.

Datos de contacto

Responsable: JJLUXURY STORE S.A.S.

Dirección: Calle 5 AN No. 36 AP 302, Barrio San Eduardo, San José de Cúcuta, Norte de Santander.

Correo electrónico: jjluxurystore@gmail.com

Teléfono y WhatsApp: 316 309 2467

Horario de atención:

Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.

Sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m.

La empresa podrá modificar los canales de atención cuando resulte necesario, informándolo oportunamente a través de sus medios oficiales.

9.2. Legitimación para presentar solicitudes

Podrán presentar consultas, reclamos y solicitudes:

a) El titular de los datos personales.

b) Los causahabientes del titular.

c) El representante legal del titular.

d) El apoderado debidamente acreditado.

e) Las personas autorizadas por disposición legal.

La empresa podrá solicitar documentos que acrediten la identidad o representación del solicitante antes de suministrar información o adelantar actuaciones relacionadas con datos personales.

 9.3. CONSULTAS

9.3.1. Objeto de la consulta

Los titulares podrán presentar consultas para conocer la información personal que repose en las bases de datos administradas por JJLUXURY STORE S.A.S.

Las consultas podrán referirse, entre otros aspectos, a:

a) Existencia de datos personales.

b) Finalidades del tratamiento.

c) Origen de la información.

d) Autorizaciones otorgadas.

e) Transferencias o transmisiones realizadas.

f) Historial de tratamiento.

g) Estado de solicitudes anteriores.

h) Información almacenada sobre el titular.

 9.3.2. Contenido mínimo de la consulta

La consulta deberá contener como mínimo:

a) Nombre completo del solicitante.

b) Número de identificación.

c) Datos de contacto para respuesta.

d) Descripción clara de la consulta.

e) Documentos que acrediten la representación cuando actúe un tercero.

9.3.3. Término para responder consultas

La consulta será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, la empresa informará al interesado:

a) Las razones de la demora.

b) La nueva fecha de respuesta.

La respuesta definitiva deberá emitirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

9.4. RECLAMOS

9.4.1. Procedencia del reclamo

Los titulares podrán presentar reclamos cuando consideren que:

a) La información debe ser corregida.

b) La información debe ser actualizada.

c) Procede la supresión de datos.

d) Se ha vulnerado alguno de sus derechos.

e) Existe un tratamiento contrario a la ley.

f) Se requiere la revocatoria de la autorización.

g) Exista cualquier incumplimiento relacionado con la protección de datos personales.

 9.4.2. Contenido mínimo del reclamo

El reclamo deberá contener:

a) Nombre completo del titular.

b) Documento de identidad.

c) Dirección física o electrónica para notificaciones.

d) Descripción detallada de los hechos.

e) Derecho que considera vulnerado.

f) Solicitud concreta que pretende.

g) Documentos o pruebas que soporten la solicitud.

h) Firma del solicitante cuando corresponda.

 9.4.3. Reclamo incompleto

Si el reclamo se presenta incompleto, JJLUXURY STORE S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las inconsistencias encontradas.

El interesado dispondrá de dos (2) meses para atender el requerimiento.

Si transcurrido dicho término no se recibe respuesta, se entenderá que el solicitante ha desistido del reclamo.

 9.4.4. Reclamo en trámite

Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá dentro de los dos (2) días hábiles siguientes una leyenda en la base de datos que indique:

"RECLAMO EN TRÁMITE"

Esta anotación permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto definitivamente.

 9.4.5. Traslado por falta de competencia

Si JJLUXURY STORE S.A.S. determina que no es competente para resolver el reclamo presentado, trasladará la solicitud a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará dicha situación al interesado.

 9.4.6. Término para responder reclamos

Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día de su recepción.

Cuando no sea posible resolver el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al interesado:

a) Las razones de la demora.

b) La fecha estimada de respuesta.

En ningún caso la prórroga podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

 9.5. SOLICITUDES DE SUPRESIÓN DE DATOS

Cuando el titular solicite la supresión de sus datos personales, JJLUXURY STORE S.A.S. analizará la procedencia de la solicitud teniendo en cuenta:

a) La finalidad para la cual fueron recolectados los datos.

b) La existencia de obligaciones legales de conservación.

c) La existencia de obligaciones contractuales vigentes.

d) La necesidad de conservar evidencia para efectos tributarios, contables, laborales o judiciales.

Cuando proceda la supresión, la empresa realizará las acciones necesarias para eliminar la información de sus bases de datos o impedir su tratamiento futuro.

 9.6. SOLICITUDES DE REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

La empresa verificará:

a) La identidad del solicitante.

b) La existencia de la autorización.

c) La existencia de obligaciones legales o contractuales que impidan la eliminación de la información.

La revocatoria podrá ser total o parcial, según la solicitud presentada.

 9.7. COSTO DEL TRÁMITE

Las consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de los titulares serán atendidas de manera gratuita.

Solo podrán cobrarse los costos de reproducción o envío físico de documentos cuando la ley lo permita y el titular haya sido informado previamente.

 9.8. REGISTRO Y TRAZABILIDAD DE SOLICITUDES

JJLUXURY STORE S.A.S. mantendrá un registro interno de las consultas, reclamos y solicitudes recibidas, con el fin de:

a) Garantizar la trazabilidad de las actuaciones.

b) Verificar el cumplimiento de los términos legales.

c) Facilitar procesos de auditoría.

d) Atender requerimientos de autoridades competentes.

e) Mejorar continuamente los procedimientos de protección de datos personales.

El registro podrá conservarse en medios físicos, electrónicos o digitales que permitan demostrar la atención oportuna de las solicitudes presentadas.

10. DEBERES DE JJLUXURY STORE S.A.S. COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

10.1. Calidad de responsable del Tratamiento

JJLUXURY STORE S.A.S., en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, laborales, contractuales y legales, actúa principalmente en calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere o suprime.

En aquellos eventos en los cuales la empresa realice tratamiento de datos personales por cuenta de terceros, asumirá las obligaciones que le correspondan en calidad de Encargado del Tratamiento, de conformidad con la legislación vigente.

 10.2. Deberes como responsable del Tratamiento

JJLUXURY STORE S.A.S. se compromete a cumplir permanentemente los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables.

En consecuencia, deberá:

a) Garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares

Permitir que los titulares ejerzan de manera efectiva sus derechos de conocimiento, acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización, consulta y reclamo.

b) Solicitar y conservar las autorizaciones

Obtener la autorización previa, expresa e informada del titular cuando sea requerida por la ley y conservar la evidencia correspondiente.

La empresa deberá estar en capacidad de demostrar, en cualquier momento, la existencia de la autorización otorgada por el titular.

c) Informar claramente las finalidades del tratamiento

Antes de recolectar los datos personales, deberá informar al titular las finalidades específicas para las cuales será utilizada la información.

d) Garantizar la veracidad de la información

La empresa procurará que los datos tratados sean:

·         Exactos.

·         Actualizados.

·         Completos.

·         Verificables.

·         Comprensibles.

e) Actualizar la información

Actualizar oportunamente la información cuando tenga conocimiento de cambios reportados por el titular.

f) Rectificar la información incorrecta

Corregir la información cuando sea inexacta, errónea, incompleta o induzca a error.

g) Conservar la información bajo condiciones de seguridad

Implementar medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables que permitan proteger la información contra:

·         Pérdida.

·         Alteración.

·         Acceso no autorizado.

·         Uso fraudulento.

·         Divulgación indebida.

·         Destrucción accidental.

h) Garantizar la confidencialidad

Asegurar que las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales mantengan la reserva y confidencialidad de la información.

Esta obligación subsistirá incluso después de terminada la relación laboral, contractual o comercial con la empresa.

i) Tramitar consultas y reclamos

Atender oportunamente las solicitudes presentadas por los titulares dentro de los términos establecidos por la ley.

j) Informar al titular cuando la información sea solicitada por autoridades

Cuando legalmente corresponda, informar al titular sobre el tratamiento realizado y el suministro de información a autoridades competentes.

k) Adoptar procedimientos internos

Mantener procedimientos internos que permitan garantizar el cumplimiento de las normas de protección de datos personales.

l) Capacitar al personal

Promover programas de capacitación dirigidos a trabajadores, contratistas y colaboradores que tengan acceso a datos personales.

m) Exigir cumplimiento a terceros

Verificar que los proveedores, contratistas o terceros que tengan acceso a datos personales adopten medidas adecuadas de protección y confidencialidad.

n) Informar incidentes de seguridad cuando corresponda

Atender y gestionar oportunamente incidentes de seguridad que puedan comprometer la información personal tratada por la empresa.

o) Cumplir instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio

Dar cumplimiento a los requerimientos, instrucciones y decisiones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.

10.3. Deberes cuando actúe como Encargado del Tratamiento

Cuando JJLUXURY STORE S.A.S. trate datos personales por cuenta de otra persona natural o jurídica, deberá:

a) Garantizar al titular el pleno ejercicio de sus derechos.

b) Conservar la información bajo condiciones de seguridad.

c) Actualizar, rectificar o suprimir la información cuando corresponda.

d) Tramitar oportunamente consultas y reclamos.

e) Abstenerse de utilizar los datos para finalidades distintas a las autorizadas.

f) Permitir el acceso únicamente a las personas autorizadas.

g) Cumplir las instrucciones impartidas por el responsable del tratamiento.

10.4. Deberes de trabajadores, contratistas y colaboradores

Toda persona que tenga acceso a datos personales dentro de JJLUXURY STORE S.A.S. deberá:

a) Conocer y cumplir la presente política.

b) Mantener absoluta confidencialidad sobre la información a la que tenga acceso.

c) Utilizar los datos únicamente para las funciones autorizadas.

d) Abstenerse de copiar, divulgar, transferir o utilizar información para fines personales o no autorizados.

e) Reportar inmediatamente cualquier incidente de seguridad, pérdida de información o acceso no autorizado.

f) Cumplir las políticas de seguridad de la información establecidas por la empresa.

El incumplimiento de estas obligaciones podrá dar lugar a medidas disciplinarias, contractuales, civiles o legales según corresponda.

10.5. Responsabilidad frente a terceros proveedores de servicios

Cuando la empresa contrate proveedores tecnológicos, operadores logísticos, empresas transportadoras, plataformas de comercio electrónico, agencias de marketing digital, proveedores de alojamiento web o cualquier tercero que tenga acceso a datos personales, procurará formalizar acuerdos que incluyan obligaciones relacionadas con:

a) Confidencialidad.

b) Seguridad de la información.

c) Uso limitado de los datos.

d) Restricción de acceso.

e) Eliminación o devolución de información al finalizar la relación contractual.

f) Cumplimiento de la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

 10.6. Compromiso institucional

JJLUXURY STORE S.A.S. manifiesta su compromiso permanente con la protección de los datos personales de clientes, proveedores, trabajadores, contratistas, usuarios de redes sociales y demás titulares de información.

La empresa promoverá una cultura organizacional orientada al respeto de la privacidad, la seguridad de la información y el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales. 

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

11.1. Compromiso con la seguridad de la información

JJLUXURY STORE S.A.S. reconoce la importancia de proteger la información personal de los titulares y se compromete a implementar medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables que permitan garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y privacidad de los datos personales objeto de tratamiento.

Las medidas adoptadas estarán orientadas a prevenir:

a) Accesos no autorizados.

b) Alteración de la información.

c) Pérdida accidental de datos.

d) Destrucción no autorizada.

e) Divulgación indebida.

f) Uso fraudulento de la información.

g) Robo o sustracción de información.

h) Ataques informáticos o ciberataques.

i) Suplantación de identidad.

j) Cualquier otra situación que pueda comprometer la seguridad de los datos personales.

 11.2. Medidas administrativas de seguridad

JJLUXURY STORE S.A.S. implementará medidas administrativas destinadas a proteger los datos personales, entre ellas:

a) Adopción de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

b) Capacitación periódica del personal que tenga acceso a datos personales.

c) Suscripción de compromisos de confidencialidad con trabajadores, contratistas y proveedores cuando corresponda.

d) Definición de responsabilidades sobre el manejo de información personal.

e) Restricción de acceso a la información según las funciones de cada cargo.

f) Conservación organizada de documentos físicos y electrónicos.

g) Supervisión del cumplimiento de las medidas de protección de datos.

h) Actualización periódica de procedimientos relacionados con la seguridad de la información.

 11.3. Medidas técnicas de seguridad

La empresa procurará implementar medidas tecnológicas razonables para proteger la información almacenada en medios digitales, incluyendo:

a) Uso de contraseñas seguras.

b) Control de acceso a sistemas informáticos.

c) Restricción de permisos según perfiles de usuario.

d) Sistemas de respaldo o copias de seguridad cuando resulte procedente.

e) Actualización de software y aplicaciones utilizadas por la empresa.

f) Protección de equipos mediante mecanismos de autenticación.

g) Uso de antivirus y herramientas de protección informática.

h) Monitoreo de accesos cuando técnicamente sea posible.

i) Protección de cuentas de correo electrónico corporativo.

j) Protección de cuentas utilizadas en redes sociales y plataformas digitales.

 11.4. Medidas de seguridad para documentos físicos

La empresa adoptará medidas para proteger los documentos físicos que contengan datos personales, incluyendo:

a) Archivo organizado de documentación.

b) Restricción de acceso a documentos confidenciales.

c) Custodia adecuada de expedientes físicos.

d) Protección contra pérdida, deterioro o destrucción accidental.

e) Eliminación segura de documentos cuando legalmente proceda.

 11.5. Seguridad en redes sociales y canales digitales

Teniendo en cuenta que JJLUXURY STORE S.A.S. desarrolla actividades comerciales a través de redes sociales y plataformas digitales, procurará implementar medidas orientadas a proteger la información administrada en dichos canales.

Entre otras medidas, podrá adoptar:

a) Control de acceso a cuentas corporativas.

b) Uso de contraseñas robustas.

c) Activación de autenticación en dos factores cuando la plataforma lo permita.

d) Restricción de acceso a personal autorizado.

e) Verificación periódica de permisos de acceso.

f) Monitoreo de actividades sospechosas.

g) Gestión segura de mensajes y formularios recibidos.

 11.6. Seguridad en WhatsApp Business y medios de mensajería

La empresa podrá utilizar servicios de mensajería instantánea para atención comercial y servicio al cliente.

Para ello procurará:

a) Limitar el acceso a personal autorizado.

b) Mantener la confidencialidad de las conversaciones.

c) Evitar compartir información sensible innecesaria.

d) Implementar mecanismos razonables de protección de dispositivos móviles.

e) Gestionar adecuadamente el acceso a cuentas empresariales.

f) Eliminar accesos de usuarios que dejen de estar autorizados.

 11.7. Gestión de incidentes de seguridad

Se entenderá por incidente de seguridad cualquier evento que genere o pueda generar afectación a la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales tratados por la empresa.

Entre otros, podrán considerarse incidentes de seguridad:

a) Pérdida de equipos.

b) Robo de dispositivos.

c) Acceso no autorizado a información.

d) Divulgación indebida de datos personales.

e) Ataques informáticos.

f) Suplantación de identidad.

g) Eliminación accidental de información.

h) Infecciones por software malicioso.

i) Uso indebido de credenciales de acceso.

j) Cualquier evento que comprometa la protección de datos personales.

 11.8. Procedimiento frente a incidentes de seguridad

Cuando se identifique un incidente de seguridad, la empresa procurará:

a) Detectar el incidente

Identificar la naturaleza y alcance del evento.

b) Contener el incidente

Adoptar medidas razonables para evitar la ampliación del riesgo o daño.

c) Evaluar el impacto

Determinar la información comprometida, los titulares afectados y las posibles consecuencias.

d) Implementar acciones correctivas

Adoptar medidas para corregir las causas que originaron el incidente.

e) Documentar el incidente

Mantener registros internos que permitan evidenciar la situación presentada y las acciones adoptadas.

f) Cumplir obligaciones legales

Cuando resulte procedente, atender las obligaciones legales relacionadas con el reporte de incidentes ante las autoridades competentes.

 11.9. Reporte interno de incidentes

Todo trabajador, contratista o colaborador que tenga conocimiento de una situación que pueda comprometer la seguridad de los datos personales deberá reportarla inmediatamente al responsable designado por la empresa.

El reporte deberá realizarse incluso cuando exista únicamente una sospecha razonable de riesgo para la información.

11.10. Conservación de evidencias

La empresa podrá conservar registros relacionados con incidentes de seguridad para:

a) Analizar causas.

b) Implementar acciones correctivas.

c) Atender requerimientos de autoridades.

d) Realizar auditorías.

e) Fortalecer los controles de protección de datos

11.11. Mejora continua

JJLUXURY STORE S.A.S. promoverá la revisión periódica de sus medidas de seguridad con el fin de fortalecer los mecanismos de protección de la información y adaptarlos a los cambios tecnológicos, operativos, comerciales y normativos que puedan presentarse.

12. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

12.1. Disposiciones generales

JJLUXURY STORE S.A.S., en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, laborales, tecnológicas, contables, tributarias y de servicio al cliente, podrá transmitir o transferir datos personales a terceros cuando ello resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades informadas al titular y siempre en observancia de la legislación vigente sobre protección de datos personales.

Toda transmisión o transferencia de datos personales se realizará bajo criterios de necesidad, proporcionalidad, confidencialidad y seguridad.

12.2. Transmisión de datos personales

Se entenderá por transmisión de datos personales la comunicación de información a un tercero para que realice tratamiento de datos por cuenta de JJLUXURY STORE S.A.S., conservando esta última la calidad de Responsable del Tratamiento.

La empresa podrá transmitir datos personales a terceros encargados cuando resulte necesario para el desarrollo de sus actividades comerciales y operativas.

Entre otros, podrán intervenir:

a) Empresas transportadoras y operadores logísticos

Para:

• Entrega de pedidos.
• Confirmación de entregas.
• Gestión de devoluciones.
• Seguimiento de envíos.
• Atención de novedades logísticas.

b) Proveedores de facturación electrónica

Para:

• Generación de facturas electrónicas.
• Emisión de notas crédito.
• Emisión de notas débito.
• Conservación de documentos tributarios.
• Cumplimiento de obligaciones fiscales.

c) Proveedores tecnológicos

Para:

• Administración de software.
• Almacenamiento de información.
• Soporte técnico.
• Servicios de correo electrónico.
• Servicios de alojamiento web.

d) Proveedores de marketing digital

Para:

• Campañas publicitarias.
• Envío de comunicaciones comerciales.
• Gestión de bases de datos autorizadas.
• Programas de fidelización.
• Estudios de mercado.

e) Asesores externos

Para:

• Servicios jurídicos.
• Servicios contables.
• Servicios de auditoría.
• Consultoría empresarial.
• Atención de procesos administrativos o judiciales.

12.3. Transferencia de datos personales

JJLUXURY STORE S.A.S. podrá transferir datos personales a terceros que actúen como responsables independientes del tratamiento cuando exista autorización del titular, obligación legal o cualquier otra circunstancia permitida por la ley.

La transferencia podrá realizarse cuando resulte necesaria para:

a) Cumplimiento de obligaciones legales.

b) Cumplimiento de obligaciones contractuales.

c) Atención de requerimientos de autoridades competentes.

d) Procesos de reorganización empresarial.

e) Operaciones societarias autorizadas por la ley.

f) Protección de derechos e intereses legítimos de la empresa o de los titulares.

12.4. Transferencia y transmisión internacional de datos

Debido a la utilización de herramientas tecnológicas, redes sociales, plataformas digitales, servicios de almacenamiento en la nube y sistemas de comunicación electrónica, algunos datos personales podrán ser almacenados, procesados o gestionados en servidores ubicados fuera del territorio colombiano.

En consecuencia, el titular reconoce que determinados proveedores tecnológicos utilizados por la empresa pueden procesar información en diferentes países.

12.5. Plataformas tecnológicas utilizadas por la empresa

Para el desarrollo de sus actividades comerciales, JJLUXURY STORE S.A.S. podrá utilizar herramientas tecnológicas nacionales o internacionales, tales como:

a) Meta Platforms

Incluyendo servicios como:

• Facebook.
• Instagram.
• Messenger.
• WhatsApp Business.
• Threads.

b) Google

Incluyendo servicios como:

• Gmail.
• Google Drive.
• Google Workspace.
• Google Forms.
• Google Meet.
• Google Analytics.

c) Microsoft

Incluyendo servicios como:

• Outlook.
• OneDrive.
• Microsoft 365.
• Teams.

d) Plataformas de comercio electrónico

Cuando la empresa implemente tiendas virtuales, marketplaces o herramientas de venta digital.

e) Plataformas de publicidad digital

Tales como:

• Meta Ads.
• Google Ads.
• TikTok Ads.
• Herramientas de automatización de marketing.

f) Proveedores de facturación electrónica

Debidamente autorizados conforme a la legislación colombiana. 

12.6. Garantías de protección

JJLUXURY STORE S.A.S. procurará seleccionar proveedores que adopten medidas razonables de seguridad para la protección de los datos personales.

Cuando resulte aplicable, la empresa podrá suscribir acuerdos de confidencialidad, contratos de transmisión de datos o cláusulas de protección de información con los terceros que tengan acceso a datos personales. 

12.7. Restricción de acceso a terceros

Los terceros que reciban datos personales por parte de JJLUXURY STORE S.A.S. deberán limitar su utilización a las finalidades autorizadas y a las actividades necesarias para la prestación de los servicios contratados.

En ningún caso estarán autorizados para utilizar la información para fines distintos a los previamente establecidos, salvo autorización expresa del titular o disposición legal que lo permita. 

12.8. Comunicación a autoridades

La empresa podrá suministrar información a autoridades judiciales, administrativas, fiscales, policivas o de control cuando exista obligación legal, requerimiento formal o mandato de autoridad competente.

Dicha entrega no requerirá autorización adicional del titular cuando se encuentre amparada por la legislación vigente.

12.9. Responsabilidad frente a terceros receptores

La transmisión o transferencia de datos personales realizada conforme a la ley no implicará renuncia de JJLUXURY STORE S.A.S. a sus obligaciones como responsable del tratamiento.

La empresa continuará adoptando medidas razonables para proteger la información y supervisar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales relacionadas con la protección de datos personales. 

12.10. Aceptación por parte del titular

Al otorgar la autorización para el tratamiento de datos personales, el titular reconoce que, para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente política, podrá ser necesaria la transmisión o transferencia de información a terceros nacionales o internacionales vinculados con la operación comercial, tecnológica, logística, administrativa o legal de JJLUXURY STORE S.A.S., en los términos permitidos por la legislación colombiana. 

13. TRATAMIENTO DE IMÁGENES, FOTOGRAFÍAS, VIDEOS Y SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

13.1. Alcance

JJLUXURY STORE S.A.S., en desarrollo de sus actividades comerciales, promocionales, publicitarias, de seguridad y de atención al cliente, podrá recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir y conservar imágenes, fotografías, grabaciones de video y registros audiovisuales de personas naturales, conforme a las disposiciones legales vigentes y a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

El tratamiento de imágenes se realizará respetando los derechos fundamentales de los titulares y observando los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad. 

13.2. Finalidades del tratamiento de imágenes, fotografías y videos

JJLUXURY STORE S.A.S. podrá tratar imágenes, fotografías y videos para las siguientes finalidades:

a) Actividades comerciales y publicitarias

• Publicación de productos comercializados por la empresa.
• Elaboración de catálogos físicos y digitales.
• Campañas promocionales.
• Publicaciones en redes sociales.
• Desarrollo de material publicitario.
• Elaboración de piezas gráficas.
• Presentación institucional de la empresa.
• Posicionamiento de marca.

b) Marketing digital

• Publicación de contenido en Instagram.
• Publicación de contenido en Facebook.
• Publicación de contenido en TikTok.
• Publicación de contenido en Threads.
• Publicación de contenido en YouTube.
• Campañas de pauta digital.
• Reels, historias y transmisiones en vivo.

c) Registro de eventos

• Ferias comerciales.
• Lanzamientos de colecciones.
• Eventos promocionales.
• Actividades empresariales.
• Jornadas de capacitación.
• Actividades institucionales.

d) Seguridad

• Protección de personas.
• Protección de bienes.
• Control de acceso.
• Prevención de hurtos.
• Prevención de fraudes.
• Atención de requerimientos de autoridades competentes. 

13.3. Uso de imágenes de clientes

Cuando JJLUXURY STORE S.A.S. pretenda utilizar imágenes, fotografías o videos de clientes con fines publicitarios, promocionales o comerciales, procurará obtener autorización previa, expresa e informada del titular.

La autorización podrá ser obtenida mediante:

a) Formato físico.

b) Formato electrónico.

c) Correo electrónico.

d) Mensaje de WhatsApp.

e) Formulario digital.

f) Cualquier otro medio que permita demostrar la voluntad del titular.

La autorización deberá indicar claramente la finalidad para la cual será utilizada la imagen.

 13.4. Uso de imágenes de modelos e influenciadores

Cuando la empresa contrate modelos, creadores de contenido, influenciadores, embajadores de marca, fotógrafos o productores audiovisuales, la utilización de sus imágenes se regirá por las autorizaciones y acuerdos contractuales suscritos entre las partes.

La empresa procurará que dichas autorizaciones establezcan claramente:

a) Alcance del uso autorizado.

b) Medios de difusión.

c) Tiempo de utilización.

d) Territorio de difusión.

e) Derechos y obligaciones de las partes.

f) Condiciones de terminación o revocatoria cuando proceda.

13.5. Uso de imágenes de trabajadores y contratistas

La empresa podrá utilizar imágenes de trabajadores o contratistas para fines institucionales, administrativos, de identificación o comunicación interna.

Cuando la imagen vaya a ser utilizada con fines publicitarios, promocionales o comerciales externos, procurará obtener la autorización correspondiente.

La autorización podrá formar parte de los documentos de vinculación laboral o contractual cuando resulte procedente.

13.6. Fotografías y videos en eventos organizados por la empresa

Los asistentes a eventos, actividades comerciales, ferias, capacitaciones, lanzamientos o actividades promocionales organizadas por JJLUXURY STORE S.A.S. podrán ser fotografiados o grabados.

La empresa podrá utilizar dicho material para:

a) Registro histórico.

b) Evidencia de realización del evento.

c) Publicaciones institucionales.

d) Difusión de actividades comerciales.

e) Publicaciones en medios digitales.

f) Material promocional relacionado con el evento.

Cuando resulte necesario, la empresa informará previamente a los asistentes sobre la existencia de registros fotográficos o audiovisuales. 

13.7. Tratamiento de imágenes de menores de edad

Los datos personales de niños, niñas y adolescentes gozan de especial protección constitucional y legal.

En consecuencia, cuando la empresa pretenda utilizar imágenes, fotografías o videos de menores de edad deberá:

a) Obtener autorización previa, expresa e informada del padre, madre o representante legal.

b) Garantizar que la utilización de la imagen respete el interés superior del menor.

c) Abstenerse de utilizar imágenes que puedan afectar la dignidad, intimidad o seguridad del menor.

d) Utilizar las imágenes únicamente para las finalidades previamente autorizadas.

e) Permitir el ejercicio de los derechos de actualización, rectificación, supresión y revocatoria cuando legalmente proceda.

13.8. Sistemas de videovigilancia

JJLUXURY STORE S.A.S. podrá implementar sistemas de videovigilancia en sus establecimientos, oficinas, bodegas, áreas administrativas o demás instalaciones bajo su control.

La utilización de dichos sistemas tendrá como finalidad:

a) Garantizar la seguridad de las personas.

b) Proteger bienes e instalaciones.

c) Controlar accesos.

d) Prevenir actos delictivos.

e) Atender requerimientos de autoridades competentes.

f) Servir como evidencia en investigaciones internas o externas. 

13.9. Avisos informativos de videovigilancia

Las áreas monitoreadas mediante cámaras de seguridad deberán contar con avisos visibles que informen a los titulares sobre la existencia del sistema de videovigilancia.

Dichos avisos deberán contener, como mínimo:

a) La indicación de que la zona se encuentra videovigilada.

b) La identificación del responsable del tratamiento.

c) Los canales de contacto para el ejercicio de los derechos de los titulares. 

13.10. Conservación de imágenes y videos

Las imágenes captadas mediante sistemas de videovigilancia serán conservadas únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades de seguridad que justifican su recolección, salvo cuando deban conservarse por requerimiento de autoridad competente o para la atención de procesos judiciales, administrativos o disciplinarios.

La empresa podrá definir internamente los periodos de conservación atendiendo la capacidad tecnológica disponible, la finalidad del tratamiento y las disposiciones legales aplicables. 

13.11. Restricción de acceso

El acceso a fotografías, videos, grabaciones o registros audiovisuales estará limitado al personal autorizado por JJLUXURY STORE S.A.S.

La empresa adoptará medidas razonables para evitar la divulgación, uso indebido o acceso no autorizado a este tipo de información.

 13.12. Revocatoria de autorizaciones relacionadas con imágenes

Cuando legalmente proceda, el titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el uso de su imagen.

La empresa analizará cada solicitud teniendo en cuenta:

a) La finalidad para la cual fue obtenida la autorización.

b) El tiempo transcurrido.

c) La existencia de material ya publicado o distribuido.

d) Las obligaciones contractuales vigentes.

e) Las limitaciones técnicas o legales existentes.

La revocatoria producirá efectos hacia el futuro y no afectará la legalidad de los tratamientos realizados con anterioridad.

14. CONSERVACIÓN, ARCHIVO, BLOQUEO Y ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES

14.1. Principio de conservación limitada

JJLUXURY STORE S.A.S. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección, así como para atender obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, laborales, administrativas o judiciales.

Una vez desaparezca la finalidad que justificó el tratamiento y no exista obligación legal o contractual que exija su conservación, la empresa procederá a su eliminación, anonimización, bloqueo o archivo histórico, según corresponda. 

14.2. Criterios para la conservación de la información

La determinación del tiempo de conservación de los datos personales se realizará teniendo en cuenta:

a) La finalidad para la cual fueron recolectados.

b) La naturaleza de la relación existente entre el titular y la empresa.

c) Las obligaciones legales aplicables.

d) Las obligaciones tributarias y contables.

e) Los términos de prescripción de acciones judiciales o administrativas.

f) La necesidad de conservar evidencia para la defensa de los intereses de la empresa o de los titulares.

g) Los lineamientos emitidos por autoridades competentes.

14.3. Conservación de información de clientes

La información de clientes podrá conservarse durante el tiempo necesario para:

a) Mantener la relación comercial.

b) Atender solicitudes de garantía.

c) Gestionar cambios o devoluciones.

d) Cumplir obligaciones tributarias y contables.

e) Atender requerimientos de autoridades competentes.

f) Resolver controversias derivadas de la relación comercial.

Finalizada la relación comercial, la información podrá conservarse durante el término necesario para cumplir obligaciones legales y atender eventuales reclamaciones. 

14.4. Conservación de documentos contables y tributarios

Los documentos contables, tributarios, comerciales y soportes relacionados con operaciones económicas serán conservados por el término establecido en la legislación colombiana vigente.

Entre otros documentos:

a) Facturas electrónicas.

b) Documentos soporte.

c) Notas crédito.

d) Notas débito.

e) Comprobantes contables.

f) Declaraciones tributarias.

g) Libros de comercio.

h) Soportes de pagos.

i) Registros contables.

j) Información financiera.

Actualmente, y salvo modificación normativa posterior, dichos documentos deberán conservarse por un término mínimo de diez (10) años contado conforme a las disposiciones del Código de Comercio y demás normas aplicables.

14.5. Conservación de información de proveedores y contratistas

La información de proveedores y contratistas podrá conservarse durante la vigencia de la relación contractual y posteriormente durante el tiempo necesario para:

a) Cumplir obligaciones legales.

b) Atender requerimientos tributarios.

c) Realizar auditorías.

d) Atender procesos judiciales o administrativos.

e) Verificar antecedentes contractuales. 

14.6. Conservación de información laboral

La información relacionada con trabajadores, contratistas, aspirantes y ex trabajadores podrá conservarse durante el tiempo que resulte necesario para:

a) Cumplir obligaciones laborales.

b) Cumplir obligaciones de seguridad social.

c) Atender requerimientos de autoridades laborales.

d) Gestionar certificaciones laborales.

e) Atender procesos judiciales o administrativos.

f) Cumplir obligaciones relacionadas con seguridad y salud en el trabajo.

La empresa podrá conservar determinados documentos laborales incluso después de finalizada la relación laboral cuando exista obligación legal o necesidad de defensa jurídica. 

14.7. Conservación de hojas de vida y procesos de selección

Las hojas de vida y demás documentos entregados por aspirantes a cargos podrán conservarse mientras exista un interés legítimo relacionado con procesos de selección, futuras vacantes o necesidades de contratación.

Cuando el aspirante solicite la eliminación de la información y no exista obligación legal de conservación, la empresa evaluará la procedencia de la solicitud.

14.8. Conservación de información de campañas promocionales

La información obtenida en concursos, sorteos, eventos promocionales, programas de fidelización o campañas publicitarias será conservada durante el tiempo necesario para:

a) Ejecutar la actividad correspondiente.

b) Entregar premios o beneficios.

c) Atender reclamaciones.

d) Cumplir obligaciones legales relacionadas con la actividad desarrollada. 

14.9. Conservación de imágenes y videovigilancia

Las grabaciones obtenidas mediante sistemas de videovigilancia serán conservadas únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades de seguridad que justifican su recolección.

Como política general, las grabaciones podrán conservarse hasta por noventa (90) días calendario, salvo que:

a) Exista requerimiento de autoridad competente.

b) Sean necesarias para investigaciones internas.

c) Deban conservarse como evidencia dentro de procesos judiciales, administrativos o disciplinarios.

d) Existan razones legales que justifiquen un periodo superior. 

14.10. Conservación de correos electrónicos y comunicaciones digitales

Los correos electrónicos, mensajes de WhatsApp Business, formularios digitales y demás comunicaciones electrónicas podrán conservarse durante el tiempo necesario para:

a) Mantener la relación comercial.

b) Atender solicitudes de clientes.

c) Soportar operaciones comerciales.

d) Cumplir obligaciones legales.

e) Servir como evidencia en caso de controversias.

14.11. Bloqueo de datos personales

Cuando proceda la eliminación de los datos personales, pero exista una obligación legal o contractual que impida su supresión inmediata, la empresa podrá proceder al bloqueo de la información.

El bloqueo consiste en la conservación restringida de los datos, limitando su tratamiento exclusivamente a:

a) Cumplimiento de obligaciones legales.

b) Atención de requerimientos de autoridades.

c) Defensa judicial o administrativa.

d) Conservación de evidencia.

Durante el periodo de bloqueo la información no será utilizada para fines comerciales, promocionales o publicitarios.

14.12. Eliminación de los datos personales

Una vez finalicen las finalidades que justificaron el tratamiento y no exista obligación legal o contractual de conservación, JJLUXURY STORE S.A.S. podrá proceder a:

a) Eliminar la información.

b) Anonimizar los datos.

c) Destruir documentos físicos.

d) Eliminar registros electrónicos.

e) Aplicar mecanismos de borrado seguro.

La eliminación se realizará procurando evitar la recuperación no autorizada de la información.

14.13. Archivo histórico

La empresa podrá conservar determinada información con fines históricos, estadísticos, legales, contables o de auditoría, siempre que ello se encuentre permitido por la legislación vigente y se implementen medidas adecuadas de protección.

Cuando sea posible, la información será anonimizada para impedir la identificación de los titulares. 

14.14. Revisión periódica de las bases de datos

JJLUXURY STORE S.A.S. podrá realizar revisiones periódicas de sus bases de datos con el fin de:

a) Verificar la vigencia de la información.

b) Actualizar registros.

c) Identificar información innecesaria.

d) Eliminar datos que hayan perdido su finalidad.

e) Fortalecer las medidas de protección y cumplimiento normativo. 

15. VIGENCIA, ACTUALIZACIÓN, MODIFICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

15.1. Vigencia de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir del 01 de enero de 2026 y permanecerá vigente mientras JJLUXURY STORE S.A.S. realice tratamiento de datos personales en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, laborales, contractuales, tributarias o legales.

La presente política deja sin efecto cualquier disposición interna anterior que resulte contraria a su contenido. 

15.2. Actualización de la política

JJLUXURY STORE S.A.S. podrá actualizar, modificar, complementar o sustituir total o parcialmente la presente Política de Tratamiento de Datos Personales cuando:

a) Se presenten cambios en la legislación aplicable.

b) Existan instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

c) Se modifiquen las actividades desarrolladas por la empresa.

d) Se implementen nuevas tecnologías o sistemas de información.

e) Se incorporen nuevos canales de comercialización o comunicación.

f) Se creen nuevas bases de datos.

g) Se identifiquen oportunidades de mejora en los procesos de protección de datos personales.

h) Se produzcan cambios en la estructura organizacional de la empresa.

15.3. Comunicación de modificaciones

Cuando se realicen modificaciones sustanciales que afecten las finalidades del tratamiento, los derechos de los titulares o las condiciones bajo las cuales se realiza el tratamiento de los datos personales, JJLUXURY STORE S.A.S. informará a los titulares a través de los medios que considere razonables y adecuados, tales como:

a) Página web.

b) Redes sociales oficiales.

c) Correo electrónico.

d) WhatsApp Business.

e) Avisos físicos en el establecimiento de comercio.

f) Comunicaciones directas cuando resulte procedente.

La empresa procurará informar las modificaciones antes de su entrada en vigencia cuando ello sea razonablemente posible.

15.4. Consulta de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales estará disponible para consulta por parte de los titulares a través de los canales oficiales de la empresa.

La política podrá ser suministrada mediante:

a) Publicación en la página web de la empresa.

b) Envío por correo electrónico.

c) Entrega física cuando sea solicitada.

d) Publicación en medios digitales administrados por la empresa.

e) Consulta en las instalaciones de la organización.

f) Cualquier otro medio que permita garantizar su acceso. 

15.5. Interpretación de la política

La presente política deberá interpretarse de conformidad con:

a) La Constitución Política de Colombia.

b) La Ley 1581 de 2012.

c) El Decreto 1074 de 2015.

d) Las circulares y directrices emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

e) Las demás normas que regulen la protección de datos personales en Colombia.

En caso de conflicto entre la presente política y una disposición legal de carácter obligatorio, prevalecerá la norma legal correspondiente. 

15.6. Principio de prevalencia normativa

Las disposiciones contenidas en esta política se entenderán complementarias a las obligaciones establecidas por la legislación colombiana en materia de protección de datos personales.

La ausencia de regulación expresa sobre una situación particular no exime a la empresa del cumplimiento de las normas legales vigentes.

15.7. Conservación de versiones de la política

JJLUXURY STORE S.A.S. podrá conservar versiones históricas de la presente política con el fin de:

a) Mantener evidencia de su evolución.

b) Atender requerimientos de autoridades competentes.

c) Soportar procesos de auditoría.

d) Garantizar trazabilidad documental.

e) Demostrar el cumplimiento de obligaciones legales.

 15.8. Publicidad y divulgación interna

La empresa promoverá la divulgación de esta política entre trabajadores, contratistas, proveedores y demás personas que intervengan en actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales.

Asimismo, procurará desarrollar actividades de sensibilización y capacitación que permitan fortalecer la cultura de protección de datos personales dentro de la organización.

 15.9. Contacto para asuntos relacionados con protección de datos personales

Para consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización o cualquier asunto relacionado con la protección de datos personales, los titulares podrán comunicarse a través de:

Responsable: JJLUXURY STORE S.A.S.

NIT: 901.572.447

Dirección: Calle 5 AN No. 36 AP 302, Barrio San Eduardo, San José de Cúcuta, Norte de Santander.

Correo electrónico: jjluxurystore@gmail.com

Teléfono / WhatsApp: 316 309 2467

 15.10. Aprobación de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales ha sido aprobada por la administración de JJLUXURY STORE S.A.S. y constituye el marco institucional para la protección de los datos personales tratados por la organización.